Overheden schakelen over op BABS

Het Bestuurlijke Activiteiten BewakingsSysteem voor provincies, gemeente en waterschappen. Met iBABS op de iPad kunnen ze zelfs papierloos vergaderen. Op deze site lees u er alles over.

Wat is BABS?

BABS staat voor Bestuurlijke Activiteiten BewakingsSysteem. Het is een krachtig managementinstrument waarin alle moties, afspraken en toezeggingen vanuit de gemeenteraad provincie of waterschap worden vastgelegd en bewaard. Bovendien worden voortgang en deadlines van acties bewaakt en krijgen betrokken raadsleden en ambtenaren daarover automatisch terugkoppeling. BABS ondersteunt en vereenvoudigt zo het agendabeheer en geeft helder, organisatiebreed overzicht in de uitvoering van moties en activiteiten.

Wat levert BABS concreet op?

BABS brengt verlichting in de taken van veel functionarissen. Ze hebben sneller inzicht in de actuele stand van zaken en kunnen een flinke stap maken naar papierloos werken.

Voordelen voor het bestuur:

Professioneler werkproces voor het besluitvormingsorgaan (Provinciale Staten, Gemeenteraad):

  • Betere invulling mogelijk van de verschillende politieke; besluitvormingsfasen (Beeldvorming, Meningsvorming, Besluitvorming)
  • Betere bewaking van uitvoering van het bestuursprogramma;
  • Beter inzicht in de afhandeling en uitvoering van moties en toezeggingen;
  • Planmatiger invullen van de termijnagenda;
  • In een vroegtijdig stadium beschikbaar hebben vergaderagenda's.

Beter functioneren van het bestuur:

  • Betere voortgangsbewaking en daarmee een betere invulling van informatieplicht naar het besluitvormingsorgaan en burgers;
  • Betere sturing van de beleidsplanning (het Bestuursprogramma);
  • Meer stuurmogelijkheden bij de besluitvoorbereiding en –uitvoering;
  • Betere nakoming naar bestuursorgaan van toezeggingen en uitvoering van moties.

Betere voorbereiding en besluitvorming voor de fracties:

  • Door betere planning van politieke onderwerpen;
  • Betere spreiding van besluitvorming (vermijden van overvolle agenda besluitvormingsorgaan);
  • Door beter inzicht in de actualiteit van politieke onderwerpen m.b.t. besluitvorming is een betere afstemming mogelijk tussen fractie en achterban (b.v door tijdig themasessies te organiseren);
  • Betere en flexibele informatie naar raadsleden met afname van fysieke poststroom;
  • Betere informatie over voortgang afhandeling Raadsvragen;
  • Beter informatie over uitvoering van moties en toezeggingen.

Voordelen voor de organisatie

  • Professionelere besluitvorming;
  • Betere vastlegging van acties;
  • Een centrale actielijst dus minder misverstanden;
  • Beter zicht op de voorgang;
  • Minder tijd nodig voor voortgangsbewaking;
  • Betere inschatting en nakoming van opleverdata.

Beter werkproces binnen de organisatie:

  • Beter planproces en werkplanning;
  • Meer inzicht in de werkbelasting en inzet van arbeidscapaciteit binnen de ambtelijke organisatie;

Directe besparingsmogelijkheden:

  • Minder poststukken omdat BABS via internet beschikbaar is voor burgers;
  • Minder interne poststukken naar leden van commissies en besluitvormingsorgaan;
  • Minder arbeidscapaciteit voor bewaken van de voorgang (business model is op aanvraag beschikbaar).

Uiteindelijk leiden al deze voordelen van BABS in de praktijk tot een professionelere besluitvorming en een betere communicatie met de burgers.

Integratie met uw DMS

Bij veel bestuurlijke organisaties wordt hard gewerkt aan het implementeren van document management systemen (DMS) en documentinformatie systemen (DIS). Maar die geven nog steeds geen overzicht op het geheel. BABS doet dat wel en kan ook aan elk DMS worden gekoppeld. Het is een signaleringssysteem, ontworpen voor het vastleggen van de besluitvormingsacties en het signaleren van voortgang van de uitvoeringsfasen. Deze signalering is op maat te maken voor zowel het Bestuur, College, Gedeputeerde staten en de Raad, als voor de ambtelijke besluitvormingsorganen en zelfs op individueel niveau voor MT-leden, Wethouders, Griffiers of Raadsleden.

Babs op uw iPad

Met iBABS (de BABS-app voor de iPad) kunt u papierloos vergaderen. U vindt iBABS in AppStore op uw iPad. Probeer maar eens en kijk in de actuele stukken van de gemeente Amstelveen. Daar zijn ze al overgestapt op papierloos vergaderen!

iBABS in de gemeente Amstelveen

De gemeente Amstelveen maakt al gebruik van BABS en is daar erg enthousiast over. Als u iBABS op uw iPad installeert leest u er meer over. Pascale Georgopoulou van de gemeente Amstelveen twitterde over iBABS:

“Complimenten voor app van ibabs, vergaderstukken met een druk op de knop, wij zijn erg blij, de raad straks ook.”

Meer lezen over BABS

Folder BABS Handleiding iBABS

BABS zelf uitproberen!

Wilt u BABS uitproberen in een echte situatie? Bij een gemeenteraadsvergadering bijvoorbeeld? Dat kan. Wij bieden u drie vrijblijvende papierloze raadsvergaderingen aan waarbij wij u zullen ondersteunen in de voorbereiding. Uw raadsleden zullen zonder uitzondering enthousiast zijn. Interesse?

Contact

Wilt u meer weten, neem dan contact op met MSI Communication B.V., telefoon 0229-275 850